Oblikovanje vabil je lahko profesionalno ali pa amatersko, vsak se odloči sam, koliko mu vabilo dejansko pomeni in kaj bi rad sporočil vabljenim preko izgleda vabila. Grafično oblikovanje vabil je profesionalna stroka, ki upošteva določene oblikovalske smernice, trende in standarde tudi glede tiska, če gre za fizično tiskana klasična vabila ali pa standarde, ki se upoštevajo pri pošiljanju vabil preko interneta.

Najprej se je treba vprašati, komu so vabila namenjena, kdo jih bo bral in za kakšne namen so. Poznamo vabila za enkratni namen, vabila za nek dogodek, prireditev in jih ponavadi ljudje zavržejo v koš, ko jih preberejo. So pa tudi vabila na svečane prireditve, na dogodke, ki so zel ocenjeni, taka vabila običajno vabljeni spravi za spomni in si trajna ter je dobro, da tudi izgledajo lepo. Imamo pa tudi vabila, ki hočejo nekaj povedati, prodati, povabiti h kakšni akciji in ta so res najbolj pomembna.

Oblikovanje vabil ni lahka naloga, če gre za profesionalna vabila, s katerimi želimo spodbuditi ljudi k akciji in nas ne poznajo. Preko papirja ali elektronske pošte moramo v ljudeh vzbuditi zaupanje, k temu pa pripomorejo dobro napisano in lektorirano besedilo ter res dobro oblikovanje, da izdelek zgleda profesionalno. Razen v primeru, da bi želeli na primer spodbuditi ljudi k obisku otroške delavnice, ali pridobiti sredstva za otroke, potem je vabilo lahko narejeno tako, kot bi ga naredil laik ali otrok in bo imelo odličen učinek. Tudi oblikovalci znajo narediti takšno vabilo.

Oblikovanje vabil je najbolje, da ga izvede usposobljen in izkušen grafični oblikovalec, ki bo znal svetovati, kako naj zadeva izgleda, kakšen material bo izbral, kakšno kuverto in pozna psihologijo ljudi, kako odreagirajo na določen izdelek. Preden se začne oblikovanje vabil je potrebo narediti tudi raziskavo trga, da se ugotovi, na kaj bodo ljudje, ki bodo vabila prejeli reagirali, da bo učinek čim večji.